Переменные процесса — именованные значения, которые видят блоки на холсте: номер договора, имя отдела, фиксированный текст подписи.
Их задают в панели переменных: имя, значение, при необходимости пояснение. В полях блока ссылайтесь на них так, как показывает редактор (обычно через список переменных или тег).
Это не секреты установки. Ключи API и пароли кладите в переменные окружения.
Значение можно менять между прогонами, не пересобирая связи. Не храните в переменных процесса персональные данные, если достаточно передать их по связи из триггера: журнал и так пишет входы шагов.