Метки группируют документы: отдел, продукт, тип файла. При поиске агент можно ограничить меткой, чтобы регламент склада не попал в ответ юристам.
Имена меток — короткие и устойчивые. Не плодите синонимы (договор и договоры). Смену метки на уже обработанном файле проверьте поиском: индекс должен увидеть новое значение.